Versión 1.0 · Fecha del documento: 2026-10-18
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Corporación SAI, identificada con NIT 901163729-8, que desarrolla sus actividades comerciales bajo la marca SAI Asesorías, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas y de prestación de servicios.
Datos de contacto:
- Razón social: Corporación SAI.
- Marca comercial: SAI Asesorías.
- NIT: 901163729-8.
- Representante legal: Oneiber Molina Guzmán.
- Dirección: Calle 16B #49A-03, barrio San Judas, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
- Correo electrónico: info@saiasesorias.com.
- Teléfono: (602) 330 7174.
- WhatsApp: 313 584 7319.
- Sitio web: https://saiasesorias.com/.
El representante legal coordina internamente la atención de solicitudes relacionadas con la protección de datos personales.
2. OBJETIVO Y ALCANCE
Esta política establece las condiciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, conservación, actualización y supresión de los datos personales tratados por Corporación SAI.
Se aplica a clientes, potenciales clientes, afiliados, beneficiarios, contratantes y demás titulares cuyos datos sean tratados legítimamente por la organización.
La política comprende tanto la información recopilada mediante el sitio web como la obtenida durante la prestación de servicios, por medios presenciales o electrónicos.
3. DATOS PERSONALES TRATADOS
Según el servicio solicitado, Corporación SAI podrá tratar:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Datos de contacto.
- Dirección de residencia.
- Información laboral y contractual.
- Actividad económica.
- Ingreso base de cotización.
- Información de afiliación a EPS, ARL, pensiones y cajas de compensación.
- Datos necesarios de beneficiarios.
- Documentación requerida para trámites autorizados.
- Información sobre solicitudes, propuestas comerciales y atención al cliente.
En el formulario comercial de propuestas podrán solicitarse nombre, teléfono o WhatsApp, correo electrónico y, opcionalmente, empresa y NIT.
El formulario comercial no está destinado a recibir historias clínicas, diagnósticos, documentos de menores ni información sensible.
Para la seguridad del formulario podrán procesarse datos técnicos como dirección IP, identificadores de sesión y registros de solicitudes, de acuerdo con las funcionalidades efectivamente habilitadas.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán tratarse para:
- Atender solicitudes de información.
- Elaborar propuestas comerciales.
- Gestionar la relación con clientes.
- Realizar trámites de afiliación a seguridad social cuando corresponda.
- Gestionar pagos y aportes autorizados.
- Prestar orientación y acompañamiento administrativo.
- Atender consultas, peticiones y reclamaciones.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
- Mantener registros necesarios de los servicios prestados.
- Proteger la seguridad y funcionamiento de los sistemas.
Las comunicaciones comerciales y publicitarias requerirán una autorización opcional y diferenciada cuando corresponda.
La negativa a recibir publicidad no impedirá solicitar información o acceder a los servicios.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Corporación SAI solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea legalmente necesaria.
Antes de recopilar los datos se informarán las finalidades del tratamiento y los derechos del titular.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos u otros mecanismos legalmente válidos que permitan su posterior consulta.
La autorización otorgada para una propuesta comercial no se entenderá como autorización general para tratar información sensible, datos de beneficiarios o documentación de afiliación.
6. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES
Los datos relativos a la salud y demás información sensible tendrán protección reforzada.
Cuando su tratamiento sea legalmente procedente, se informará al titular sobre su carácter sensible, la finalidad y el carácter facultativo de suministrarlos, solicitando autorización explícita cuando corresponda.
La información de niños, niñas y adolescentes se tratará únicamente en los casos legalmente permitidos, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
Los datos de beneficiarios no se utilizarán para publicidad.
7. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Corporación SAI almacena actualmente los documentos e información personal de sus clientes en el disco duro del computador utilizado para sus actividades administrativas y operativas.
El acceso al sistema Windows está protegido mediante un PIN de inicio de sesión.
Adicionalmente, se realizan copias de respaldo en Google Drive.
El acceso autorizado a los expedientes bajo custodia de Corporación SAI corresponde exclusivamente a su representante legal, Oneiber Molina Guzmán.
El uso de un PIN constituye una medida de control de acceso, pero no implica por sí mismo que los archivos estén cifrados ni que exista protección absoluta frente a incidentes de seguridad.
8. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Corporación SAI adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación o utilización indebida.
Estas medidas comprenden, según su implementación efectiva:
- Control de acceso a los equipos y cuentas.
- Restricción de acceso a los expedientes.
- Protección de credenciales.
- Revisión de permisos de carpetas y archivos.
- Gestión de copias de respaldo.
- Prevención de accesos no autorizados.
- Atención y documentación de incidentes de seguridad.
- Eliminación de información cuando corresponda.
Las medidas pendientes de implementación no se presentarán como controles ya existentes.
La organización revisará periódicamente los riesgos asociados al almacenamiento local y a los servicios externos utilizados.
9. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Como criterio general de gestión documental, Corporación SAI conserva los expedientes operativos de sus clientes hasta por dos (2) años después de finalizar la relación de servicio, siempre que no exista una obligación legal, contractual, administrativa o judicial que requiera un plazo superior.
Los documentos contables, tributarios, contractuales, autorizaciones de tratamiento y demás soportes sujetos a reglas especiales se conservarán durante el período legal aplicable.
La conservación responderá a finalidades determinadas y legítimas.
Los plazos específicos de cada categoría documental deberán quedar definidos en la matriz interna de retención documental de Corporación SAI.
10. ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN
Una vez cumplido el período de conservación y verificada la inexistencia de obligaciones que exijan mantener los documentos, Corporación SAI procederá a su eliminación.
El procedimiento comprenderá, cuando corresponda:
- Identificación de los expedientes cuyo período de conservación haya finalizado.
- Verificación de obligaciones legales pendientes.
- Autorización de eliminación por el representante legal.
- Eliminación de los archivos almacenados localmente.
- Eliminación de las copias correspondientes en Google Drive.
- Registro de la fecha, categoría de información y procedimiento utilizado.
No se afirma que exista eliminación automática.
Cuando una solicitud de supresión no pueda atenderse por una obligación legal o contractual, se informará al titular sobre el fundamento correspondiente.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares podrán ejercer los derechos establecidos en la legislación colombiana, incluyendo:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales conforme a la normativa aplicable.
La revocación y supresión podrán estar sujetas a límites derivados de obligaciones legales o contractuales.
12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales serán recibidas y gestionadas por el representante legal de Corporación SAI.
Correo de recepción: info@saiasesorias.com.
El titular deberá identificar su solicitud y facilitar un medio de respuesta. La organización podrá verificar proporcionalmente su identidad o representación.
Las solicitudes se registrarán indicando fecha de recepción, tipo de petición, actuaciones realizadas y fecha de respuesta.
Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible cumplirlo, se informarán las razones antes de su vencimiento y se indicará una nueva fecha que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa. Cuando no sea posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, sin superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información, podrá entenderse desistido.
Cuando el receptor no sea competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
Recibido un reclamo completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» en la base de datos correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se mantendrá hasta su resolución.
Antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio por una queja relativa al tratamiento, el titular deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, según corresponda.
13. COMUNICACIÓN DE DATOS A TERCEROS
Cuando resulte necesario para un trámite legítimo y autorizado, Corporación SAI podrá comunicar datos pertinentes a:
- Entidades Promotoras de Salud (EPS).
- Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
- Administradoras de pensiones.
- Cajas de compensación familiar.
- Operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
- Autoridades y destinatarios legalmente habilitados.
Solo se comunicarán los datos necesarios para la finalidad correspondiente.
Los proveedores que actúen como encargados del tratamiento deberán sujetarse a las obligaciones legales y contractuales aplicables.
14. GOOGLE DRIVE Y PROVEEDORES TECNOLÓGICOS
Corporación SAI utiliza Google Drive para almacenar copias de respaldo de documentación administrativa y de clientes.
El uso de este proveedor puede implicar tratamiento de datos mediante infraestructura tecnológica ubicada fuera de Colombia.
La organización deberá verificar las condiciones contractuales, los permisos de acceso, las medidas de seguridad y los requisitos legales aplicables a las transferencias o transmisiones internacionales de datos.
El sitio web también podrá utilizar servicios técnicos como Google Fonts y Cloudflare Turnstile, según las funcionalidades efectivamente habilitadas.
Los enlaces a WhatsApp y Google Maps conducen a servicios externos sujetos a sus respectivas condiciones y políticas.
No se presume que la simple navegación por el sitio constituya autorización para cualquier tratamiento de datos.
15. SEGURIDAD DEL SITIO WEB
El sitio podrá utilizar mecanismos de protección de formularios, sesiones y documentos generados.
La información de propuestas y los archivos privados deberán mantenerse fuera de los directorios de acceso público o protegidos mediante controles equivalentes.
Antes de habilitar formularios que recopilen datos personales deberán verificarse la configuración de HTTPS, los permisos de acceso, los controles contra solicitudes abusivas y las condiciones del alojamiento web.
La existencia de mecanismos de seguridad no representa una garantía absoluta frente a incidentes.
16. COOKIES Y SERVICIOS EXTERNOS
El sitio podrá utilizar cookies técnicas necesarias para mantener sesiones y permitir el funcionamiento de servicios habilitados.
La incorporación de herramientas de análisis, publicidad o seguimiento deberá evaluarse previamente y acompañarse de la información y los mecanismos de autorización que legalmente correspondan.
No se declara la existencia de herramientas de seguimiento publicitario que no hayan sido verificadas.
17. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Cuando se identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, el representante legal deberá:
- Identificar la naturaleza del incidente.
- Adoptar medidas para contenerlo.
- Determinar, en lo posible, qué información resultó comprometida.
- Documentar las actuaciones realizadas.
- Evaluar las obligaciones de comunicación o reporte ante las autoridades y titulares que correspondan.
- Adoptar medidas para reducir la probabilidad de repetición.
Las actuaciones deberán realizarse conforme a la normativa aplicable y a la gravedad del incidente.
18. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente política entrará en vigor en la fecha de su aprobación y publicación oficial por Corporación SAI.
Los datos personales se conservarán durante los períodos necesarios para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales correspondientes, conforme a los criterios establecidos en esta política y en la matriz de retención documental.
Corporación SAI podrá actualizar esta política para reflejar modificaciones normativas, operativas o tecnológicas.
Los cambios sustanciales serán comunicados por los canales apropiados y, cuando resulte necesario, se solicitará una nueva autorización.
19. MARCO NORMATIVO
Esta política se fundamenta principalmente en:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015, disposiciones reglamentarias sobre protección de datos personales.
- Demás normas aplicables y sus modificaciones.
Responsable y canales de contacto
- Marca
- SAI Asesorías
- Atención presencial
- Calle 16B #49A-03, barrio San Judas, Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Teléfono
- 602 330 7174
- 313 584 7319
- Correo general
- info@saiasesorias.com (también recibe solicitudes de protección de datos)
Responsable confirmado: Corporación SAI
Identificación: 901163729-8
Domicilio jurídico: Calle 16B #49A-03, barrio San Judas, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Protección de datos: Representante legal: Oneiber Molina Guzmán